La crescente complessità degli ambienti di lavoro, la varietà delle risorse fisiche da monitorare e la distribuzione del personale su più aree operative richiedono strumenti in grado di coordinare le attività, semplificare i flussi e garantire continuità nei processi.
Per raggiungere questi obiettivi, al giorno d’oggi è fondamentale puntare sulla digitalizzazione dei processi di gestione. E se fino a qualche anno fa questa trasformazione sembrava appannaggio esclusivo delle grandi aziende, oggi coinvolge sempre più realtà, anche di dimensioni medio-piccole. Secondo gli ultimi dati diffusi da ISTAT, infatti, nel 2024 il 70,2% delle imprese con 10-249 addetti ha raggiunto almeno un livello “base” di digitalizzazione (ovvero l’adozione di almeno 4 attività digitali su 12), e oltre un quarto ha già intrapreso percorsi più avanzati, collocandosi a un livello “almeno alto”.
Anche il settore pubblico sta accelerando il processo di trasformazione digitale. Come emerge da una ricerca condotta dagli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, nel 2024, la Pubblica Amministrazione ha investito 14,4 miliardi di euro in soluzioni digitali, con l’obiettivo di semplificare l’erogazione dei servizi e migliorare la gestione delle risorse. In ambito sanitario, inoltre, l’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) ha recentemente definito nuovi requisiti per la tracciabilità e la digitalizzazione dei processi nelle strutture ospedaliere, spingendo l’adozione di piattaforme innovative.
Indice dei contenuti:
I software di facility management per una gestione integrata di spazi, asset e persone
In questo contesto di progressiva digitalizzazione, come automatizzare al meglio, dunque, tutte le attività che riguardano spazi, asset e persone? A giocare un ruolo determinante sono soprattutto i software di facility management, poiché favoriscono una gestione integrata dei processi operativi, consentendo di aggregare e correlare in modo sistematico i dati relativi a spazi, asset e risorse umane.
Attraverso un’unica piattaforma, è possibile centralizzare le attività, monitorare lo stato delle infrastrutture e dei dispositivi, pianificare interventi in modo proattivo e ottimizzare l’impiego delle risorse disponibili.
Questo fa sì che tra i principali benefici di un software per il facility management vi sia il contributo che forniscono nell’accrescere l’efficienza e la continuità operativa in qualsiasi ambito d’uso.
Tracciare gli asset: il primo passo verso un controllo totale
La gestione ottimale degli asset è un elemento centrale per ogni organizzazione, sia pubblica che privata. Impianti, arredi, dispositivi tecnologici e attrezzature costituiscono un patrimonio eterogeneo che richiede un tracciamento puntuale e aggiornato per garantire efficienza operativa e conformità normativa.
Una soluzione di facility management consente di catalogare ogni asset all’interno di un sistema anagrafico centralizzato, associando informazioni tecniche (marca, modello, matricola), documentazione (manuali, certificazioni), cronologia degli interventi e localizzazione precisa su base planimetrica o georeferenziata.
Ciò consente di attuare strategie di manutenzione preventiva o predittiva, di ridurre l’incidenza dei fermi impianto e di prolungare la vita utile dei beni strumentali. Il risultato è una gestione proattiva e misurabile, in grado di supportare decisioni strategiche e ottimizzare l’allocazione delle risorse.
Gestione del personale: coordinare le risorse umane con intelligenza
Oltre a tracciare gli asset, queste soluzioni di facility management consentono di coordinare in modo ottimale il personale, monitorando in tempo reale la presenza nelle diverse aree, assegnando compiti specifici e garantendo il rispetto delle normative di sicurezza. Questa capacità di controllo è particolarmente rilevante in contesti complessi o ad alta densità, in cui la gestione dei flussi richiede precisione assoluta per evitare sovrapposizioni, ottimizzare i percorsi e assicurare interventi efficaci in caso di emergenza.
Inoltre, la gestione intelligente del personale permette di ottimizzare i turni, distribuire le risorse in base alle priorità e ridurre i tempi improduttivi. Ne deriva un’organizzazione più efficiente e reattiva, in grado di valorizzare al massimo il capitale umano. In scenari in cui la continuità operativa è un fattore strategico, disporre di strumenti in grado di supportare il coordinamento del personale diventa un vantaggio competitivo in grado di incidere in modo diretto sui risultati complessivi.
Ottimizzazione degli spazi: flessibilità e adattabilità in tempo reale
Un software di facility management consente di analizzare e ottimizzare l’utilizzo degli spazi fornendo una rappresentazione digitale precisa di ogni ambiente — dalle postazioni di lavoro alle sale riunioni fino alle vie di fuga — permettendo così di comprendere l’effettivo utilizzo degli spazi e di pianificarne la riconfigurazione in modo più efficiente.
Oltre alla mappatura, il software offre strumenti per simulare scenari e individuare possibili criticità, così da intervenire in anticipo per migliorare l’organizzazione degli ambienti. Questo approccio consente di ridurre i costi legati a interventi non pianificati, ottimizzare i flussi interni e garantire continuità operativa anche in situazioni complesse.
Pertanto, in contesti in cui la flessibilità è indispensabile, la gestione dinamica degli spazi diventa una leva strategica che consente di adattare gli ambienti in modo tempestivo e strutturato, massimizzandone l’efficienza, sia per riorganizzare un open space, predisporre aree temporanee o adeguarsi rapidamente a nuove normative.
Centralizzare per ottimizzare: la forza di una visione unificata
L’impiego di un software di questo tipo non consente solo di superare la frammentazione tipica dei processi gestionali, ma garantisce anche coerenza, accessibilità e interoperabilità tra le diverse aree operative.
Le informazioni generate da reparti distinti — manutenzione, logistica, sicurezza, risorse umane — vengono rese fruibili in modo trasversale, riducendo errori, ridondanze e inefficienze.
Una piattaforma ben integrata può inoltre interfacciarsi con altri sistemi aziendali, come ERP, software HR, modelli BIM o dispositivi IoT, ampliando il perimetro della gestione operativa.
Un approccio, quello appena descritto, che consente di consolidare i flussi informativi in un sistema coerente, utile sia per la conduzione quotidiana che per la pianificazione strategica, soprattutto in contesti complessi o multi-sito.
Senza contare che un processo di trasformazione digitale condotto in modo ottimale al giorno d’oggi permette anche di accedere a una serie di attestazioni di qualità aziendale, come quelle rilasciate da associazioni impegnate nel campo della digitalizzazione e della protezione del patrimonio informativo e documentale, con cui comprovare l’alto profilo qualitativo nei servizi offerti.
In un periodo storico in costante trasformazione, questi software si configurano come strumenti essenziali per accrescere la competitività, rafforzare la governance e sostenere percorsi di crescita strutturati.
